Atividade 1: Relato de Visitação ao Arquivo Central da Universidade de Brasília

Olá pessoal,

sexta feira passada (25/08/2017), nossa aula de DTD foi no auditório do Arquivo Central da Universidade de Brasília - ACE. Lá tivemos que desenvolver uma atividade de investigação proposta pelo professor André, que consistia em responder algumas questões através do levantamento de informações e a cada membro do grupo foi atribuída uma responsabilidade/função, que seguem:

• observador - eram dois observadores, um entrou no acervo permanente e outro no intermediário, tiveram que observar e coletar o maior número de informações, sem tocar, anotar e sem se comunicarem; 
• jornalista - foi aquele que poderia entrevistar qualquer pessoa que estivesse por perto do arquivo, mas que não possuísse qualquer vínculo com o mesmo;
• investigador - aquele que questionou os arquivistas do ACE;
• analista tecnológico - aquele que usou de ferramentas para pesquisar e coletar informações sobre o ACE;
• relator - o que agrupou as informações e ficou responsável em responder os questionamentos propostos.

 As questões foram definidas pelo professor e seguem abaixo:

1. Quais as espécies documentais existentes no ACE?
2. Quais as correspondentes funções de tais espécies?
3. Quais os tipos documentais  existentes nos ACE?
4. Relacione as séries documentais do arquivo do ACE com as respectivas fases do ciclo de vida, de acordo com a teoria das 3 idades.
5. Sugira um plano de classificação para os documentos do ACE.
6. Que ações arquivísticas  poderiam ser implantadas no ACE?

No desenvolvimento de nosso trabalho e respondendo as questões propostas, descobrimos que o ACE é composto por um fundo (UnB) e mais ou menos 150 subfundos, além de coleções diversas. Os documentos que compõe seu acervo são diversos em caráter tipológico, porém registramos algumas espécies em suporte de papel para responder a primeira questão da atividade, e são elas:  registro de diplomas, atas de reunião, resoluções de conselhos, propostas pedagógicas, processos administrativos, extratos e conciliações bancárias, entre outras.

Segundo orientação do professor para tornar o exercício executável, selecionamos três espécies documentais que são: atas de reuniões, registro de diploma e propostas pedagógicas. E portanto,

respondendo a segunda questão, entendemos que as atas de reunião tem por função o registro e comprovação de decisões tomadas por aqueles que fizeram parte dela; os registros de diplomas comprovam a entrega dos dos diplomas aos respectivos alunos graduados e as propostas pedagógicas comprovam quais diretrizes foram estabelecidas para a abertura dos cursos existentes na universidade.

Sendo assim, os tipos documentais de nossa amostra são:

• Atas de reunião para registro e comprovação decisões tomadas;
• Registros de diploma para comprovar  que a entrega ao seu titular foi realizada;
• Propostas pedagógicas para comprovar as diretrizes constituídas para a abertura de cursos da universidade.

Relacionamos a teoria das 3 idades aos nossos tipos documentais descritos acima, que também entendemos como séries, então para os registros de diploma e propostas pedagógicas consultamos o plano de classificação utilizado e desenvolvido pelo ACE para classificação de seus documentos da área-fim e nele é descrito e definido que a destinação final desses tipos devem ser de guarda permanente. E as tais atas de reunião, vão pra onde? Pois bem, elas são produzidas por diversos setores dentro da instituição e por consequência versam sobre assuntos distintos entre si e para entendermos sua temporalidade, analisamos o plano de classificação para documentos da área-meio e também da área-fim e percebemos que em grande maioria tendem a ser guardadas permanente, e isso se dá por conta de sua função de registo das decisões tomadas, seja(m) ela(s) em qual(is) assunto(s) for(em). Para quem quiser entender melhor, o Manual de Gestão Documentos do ACE está disponível AQUI, junto com o plano de classificação da atividade meio, Resolução nº 14 do Conarq e o plano de classificação da atividade fim aprovado pelo Arquivo Nacional/Ministério da Justiça  através da Portaria nº 92 no ano de 2011.

Nossa sugestão de plano de classificação para as três espécies e suas respectivas funções segue no quadro abaixo:

GRUPO	Decanato de Ensino de Graduação
SUBGRUPO	Diretoria Técnica de Graduação		Secretaria Administrativa
FUNÇÃO	Registrar decisões	Estabelecer diretrizes constituintes	Comprovar recibo
ESPÉCIE	Atas de Reunião	Propostas Pedagógicas	Registros de Diploma

Para finalizar nosso relato, analisamos não somente pela dinâmica realizada em sala, mas como também pelas ferramentas online disponíveis ao público, e percebemos que há uma grande quantidade de ações que já são realizadas pelo ACE, como por exemplo: consultoria arquivística, difusão do acervo, além de disponibilizar instrumentos de pesquisa online, endereços eletrônicos para consulta ao acervo e promoverem ações de apoio ao ensino.  No entanto, como alunos de arquivologia, onde teoricamente devêssemos estar cientes da existência e do desenvolvimento das atividades do ACE, nada percebemos. Propomos que haja maior divulgação no sentido de difundir o acervo com exposições, palestras, oficinas, tudo isso em ambiente onde haja movimento massivo de pessoas dentro da própria universidade que possam se interessar pelo assunto, já que a localização atual do ACE é um pouco desfavorável nesse sentido, mas também no quesito de sua área útil. E também fazendo convite ativo aos alunos de arquivologia para que possam se engajarem e até talvez desenvolverem projetos com objetivo de complementar a formação acadêmica.

Até a próxima postagem!